Cómo implantar un sistema de fichajes digital en un Ayuntamiento: pasos clave y buenas prácticas

La digitalización del control horario se ha convertido en una prioridad para muchas administraciones públicas. No solo por el cumplimiento del registro de jornada, sino también por la necesidad de organizar mejor recursos, turnos y servicios municipales en un contexto de plantillas ajustadas y creciente carga administrativa.

Implantar un sistema de fichajes digital en un Ayuntamiento no es simplemente "cambiar el papel por una app": implica revisar cómo se trabaja, quién hace qué y cómo se registran las horas de forma fiable. A continuación vamos a presentar los pasos clave y algunas buenas prácticas para hacerlo con éxito.

Analizar la situación actual: punto de partida

Antes de elegir ninguna herramienta, es esencial entender cómo se está controlando hoy la jornada en el Ayuntamiento:

• ¿Se utiliza hoja de firmas en papel, un reloj físico, varios Excels o una combinación de todo?
• ¿Todos los servicios fichan igual (oficinas, brigadas, policía local, limpieza, cultura, etc.)?
• ¿Existen turnos especiales, jornadas partidas, guardias, teletrabajo o servicios nocturnos?
• ¿Qué problemas se repiten?
  • Olvidos de fichaje.
  • Falta de información sobre horas extra.
  • Dificultades para saber quién está de servicio.
  • Informes que se preparan a mano cuando lo pide Secretaría, Intervención o una inspección.

Este diagnóstico permite definir requisitos reales, en lugar de implantar un sistema que luego no encaje con la realidad del municipio.

Definir objetivos y requisitos del sistema

Una vez analizado el punto de partida, conviene fijar objetivos claros:

• Cumplir con la normativa de registro horario, pudiendo acreditar la jornada diaria de todo el personal durante el plazo legal de conservación.
• Disponer de informes fiables y trazables para responder a inspecciones o auditorías internas.
• Homogeneizar criterios entre servicios y áreas, respetando los acuerdos, convenios y peculiaridades de cada colectivo.

A partir de ahí, se pueden concretar requisitos del sistema digital:

• Registro de entradas y salidas (y, en su caso, pausas) de todo el personal.
• Capacidad para gestionar diferentes tipos de jornada:
  • Jornada ordinaria, partida o intensiva.
  • Turnos rotativos, guardias, fines de semana y nocturnidad.
  • Teletrabajo, si existe.
• Gestión integrada de vacaciones, permisos y ausencias, de forma que la planificación de la jornada sea coherente.
• Opción de fichaje desde distintos dispositivos (ordenador, móvil, tablet, terminal fijo), en función del tipo de puesto.
• Perfiles y roles diferenciados (empleado, responsable de servicio, Secretaría, RRHH, etc.).
• Generación de informes por persona, servicio o centro de trabajo, exportables cuando sea necesario.

Elegir la solución digital adecuada

Con los requisitos definidos, llega el momento de comparar opciones. En el caso de un Ayuntamiento, es importante valorar:

• Si la solución está pensada específicamente para administraciones públicas o es un producto generalista.
• Cómo gestiona colectivos que no siempre están en oficinas, como brigadas, mantenimiento, limpieza viaria, parques y jardines o policía local.
• Qué nivel de seguridad, encriptación y cumplimiento de RGPD ofrece.
• Si permite adaptarse a cambios de jornada, convenios o acuerdos internos sin depender de desarrollos complejos.
• La facilidad de uso para perfiles no técnicos: tanto para el personal que ficha como para quien revisa informes.

Herramientas como Control Pública surgen precisamente para dar respuesta a este contexto: un software de control horario y gestión de jornada diseñado para ayuntamientos y administraciones públicas, accesible desde la nube y sin necesidad de instalar relojes de fichar específicos.

Implicar a los actores clave desde el inicio

La implantación de un sistema de fichajes digital no es solo una cuestión técnica; es un cambio organizativo. Por ello, es recomendable:

• Involucrar a Secretaría y Recursos Humanos, que suelen ser las áreas más afectadas por la gestión de jornada y por los informes.
• Contar con el apoyo del área de Informática, especialmente para temas de acceso, dispositivos y seguridad.
• Escuchar a los responsables de servicio (brigadas, obras, limpieza, cultura, deportes, policía local), que conocen el día a día de sus equipos.
• Informar, cuando proceda, a los representantes de los trabajadores y sindicatos, explicando qué se va a registrar y con qué finalidad.

Una comunicación clara y transparente reduce reticencias y ayuda a que la implantación se perciba como una herramienta de orden y seguridad jurídica, no como un mecanismo de control arbitrario.

Diseñar los calendarios y horarios antes de activar el sistema

El sistema de fichajes será tan sólido como lo sean los calendarios y horarios sobre los que se apoya. Por eso, conviene:

• Revisar y, si es necesario, aprobar formalmente la jornada y horarios de los distintos colectivos (acuerdo de Pleno, Junta de Gobierno u órgano competente).
• Definir de forma clara:
  • Horarios estándar por servicio o puesto.
  • Turnos especiales.
  • Días festivos propios y recuperaciones.
  • Reglas sobre horas extra, guardias, etc.
• Configurar estos calendarios en la herramienta digital, de forma que el sistema pueda detectar desviaciones y generar informes coherentes.

En soluciones como Control Pública, la configuración de estos calendarios se realiza desde un panel central, permitiendo después asignarlos a personas, servicios o tipos de puesto.

De la obligación al valor añadido

Implantar un sistema de fichajes digital en un Ayuntamiento nace, en muchos casos, de una obligación legal: registrar la jornada diaria de todo el personal y poder acreditarla ante una inspección o un órgano de control.

Sin embargo, una vez puesto en marcha, puede convertirse en algo más:

• Una herramienta para organizar mejor los servicios y los recursos humanos.
• Un apoyo a la transparencia y a la rendición de cuentas.
• Un elemento que aporta seguridad jurídica al Ayuntamiento, a la plantilla y a sus representantes.

Soluciones como Control Pública buscan precisamente ese equilibrio: cumplir con la normativa de registro horario y, al mismo tiempo, facilitar la gestión diaria de la jornada del personal público, desde el fichaje hasta el informe final.

Descubre cómo Control Pública facilita la implantación de sistemas de fichajes en ayuntamientos