Gestión de vacaciones y permisos en el sector público: errores frecuentes y cómo evitarlos

En las administraciones públicas, vacaciones y permisos ya no son solo un tema interno de organización. En los últimos años se han multiplicado las consultas, conflictos y sentencias sobre cómo se disfrutan, cómo se retribuyen y qué ocurre cuando no se registran o compensan correctamente.

Al mismo tiempo, el Estatuto Básico del Empleado Público (EBEP) reconoce el derecho de los funcionarios a unas vacaciones retribuidas de, con carácter general, 22 días hábiles por año, o la parte proporcional si no se ha trabajado todo el año. Muchas administraciones lo concretan en 30 días naturales, que suelen equivaler aproximadamente a esos 22 días hábiles.

Gestionar bien este ámbito no solo evita problemas internos; también reduce riesgos jurídicos y mejora la imagen de la entidad ante plantilla, sindicatos y ciudadanía.

Marco básico: qué dicen las normas sobre vacaciones y permisos

De forma muy resumida, el esquema general en el sector público se apoya en tres ideas:

Derecho a vacaciones retribuidas

El EBEP fija un mínimo general de 22 días hábiles anuales para funcionarios, ajustable proporcionalmente.

Permisos y licencias

Cada administración concreta, mediante acuerdos, convenios e instrucciones, un catálogo de permisos (asuntos propios, maternidad/paternidad, cuidados, deber inexcusable, etc.) que se van actualizando periódicamente.

Régimen sancionador

Los incumplimientos en materia de jornada, descansos, vacaciones, permisos y, en general, tiempo de trabajo pueden constituir infracción grave conforme a la LISOS (art. 7.5), con las sanciones correspondientes.

A esto se suma una reciente línea de sentencias del Tribunal Supremo que refuerzan derechos retributivos: los complementos salariales de turnos, nocturnidad o festivos deben cobrarse también durante vacaciones, bajas y permisos retribuidos, y no solo en el tiempo efectivamente trabajado.

En este contexto, un Ayuntamiento que no tiene bien ordenadas sus vacaciones y permisos se expone no solo a conflictos internos, sino también a reclamaciones económicas retroactivas.

Errores más frecuentes en vacaciones y permisos

No registrar de forma sistemática lo que se concede

Un fallo muy habitual es que vacaciones y permisos se gestionen "por correo" o en papeles sueltos, sin un registro único:

• Solicitudes por e-mail sin estandarizar.
• Anotaciones en agendas personales o Excels aislados.
• Cambios de fechas que no quedan reflejados en ningún sitio "oficial".

Cuando surge una reclamación, una inspección o simplemente una duda, resulta difícil reconstruir qué se pidió, qué se concedió y en qué fecha. Esto complica mucho la defensa de la administración si el problema llega a la vía contencioso-administrativa.

Solapamientos y mala planificación del servicio

Otro problema clásico: mucha gente quiere vacaciones en los mismos periodos, especialmente en agosto o fechas sensibles. El EBEP no prohíbe que el personal disfrute vacaciones en agosto, pero permite a cada administración organizar el servicio fijando turnos o límites para garantizar la cobertura de funciones esenciales.

Cuando no existe un calendario y una planificación previa:

• Se producen solapamientos que dejan servicios clave bajo mínimos.
• Se improvisan vetos o cambios de última hora que acaban generando malestar.
• Incluso se llega a justificar públicamente la mala prestación de un servicio por "las vacaciones del personal", como ha ocurrido en debates sobre retrasos en citas para el DNI u otros trámites.

No retribuir correctamente los periodos de vacaciones y permisos

Las recientes sentencias del Tribunal Supremo tienen un impacto directo en la práctica diaria: el alto tribunal ha dejado claro que los pluses habituales (nocturnidad, turnos, festivos, guardias) forman parte de la retribución ordinaria y deben incluirse también en vacaciones, pagas extra y ciertos permisos retribuidos.

Si una administración sigue calculando las vacaciones excluyendo esos complementos:

• Puede enfrentarse a reclamaciones masivas de atrasos por parte de colectivos que trabajan por turnos.
• El coste económico se multiplica si hay que revisar varios años hacia atrás.

Vacaciones no disfrutadas al cese o jubilación

Tampoco es raro encontrar situaciones en las que, al cesar o jubilarse un empleado público, quedan vacaciones devengadas y no disfrutadas.

Si la administración no ha llevado un control claro y no compensa correctamente estos días, se abre la puerta a reclamaciones posteriores, con debates sobre prescripción del derecho y cómputo de plazos.

Confundir teletrabajo con vacaciones o permisos

La extensión del teletrabajo en el sector público ha traído también confusiones. En 2025, por ejemplo, unas declaraciones de la Junta de Andalucía advirtiendo que "no se puede confundir teletrabajo y vacaciones" generaron un fuerte debate con los sindicatos.

Cuando no hay reglas claras:

• Algunas jefaturas pueden tratar el teletrabajo como "un favor" que luego se compensa restringiendo vacaciones.
• El personal puede percibir el teletrabajo como una especie de "día libre mejorado".
• En ambos casos, se difuminan los límites entre tiempo de trabajo, descanso y permisos, con el consiguiente riesgo de conflicto.

Cómo evitar estos errores: buenas prácticas para administraciones públicas

Aprobar y comunicar un calendario de vacaciones y permisos

Es recomendable contar con:

• Un calendario laboral anual aprobado formalmente que incluya:
  • Periodos preferentes de vacaciones.
  • Criterios para su distribución (turnos, rotaciones, prioridades objetivas).
  • Reglas para servicios esenciales.
• Instrucciones o acuerdos donde se detallen los tipos de permisos, quién los autoriza y cómo se solicitan.

Cuanto más claro esté el marco, menos espacio hay para decisiones arbitrarias.

Un procedimiento estándar y trazable de solicitud y autorización

Idealmente, todas las solicitudes de vacaciones y permisos deberían:

• Presentarse a través de un único canal (portal interno, aplicación, sistema de RRHH).
• Dejar constancia de: fecha de solicitud, periodo solicitado, resolución y, en su caso, motivo de denegación.
• Estar accesibles para Secretaría o RRHH cuando se necesiten revisar.

De esta forma, la administración puede demostrar qué se ha concedido y en qué condiciones, algo esencial ante reclamaciones o revisiones internas.

Integrar vacaciones y permisos con la jornada y el registro horario

Vacaciones y permisos no pueden ir por un lado y la jornada por otro. Es importante que:

• Cualquier día de vacaciones, permiso o ausencia esté reflejado en el mismo sistema que registra la jornada.
• Los informes que se generen incluyan tanto el tiempo trabajado como el tiempo de ausencia justificada (vacaciones, permisos, bajas).
• Los responsables dispongan de una visión clara de quién está disponible y quién no en cada periodo.

Herramientas como Control Pública permiten precisamente vincular solicitudes de vacaciones y permisos con calendarios y fichajes, evitando descuadres entre lo que se planifica y lo que realmente se registra.

Revisar la retribución de vacaciones a la luz de las nuevas sentencias

A la vista de la doctrina reciente del Tribunal Supremo, conviene que cada administración:

• Revise cómo está calculando económicamente las vacaciones y determinados permisos retribuidos.
• Verifique si está incluyendo correctamente los complementos habituales de turnos, nocturnidad, festivos y guardias.
• Valore, junto con sus servicios jurídicos, si procede realizar ajustes preventivos para evitar reclamaciones futuras.

Una reacción proactiva suele ser menos costosa (económica y reputacionalmente) que esperar a que las reclamaciones lleguen a los tribunales.

Documentar y conservar la información

Por último, es fundamental:

• Conservar la documentación relativa a vacaciones y permisos (solicitudes, resoluciones, registros) durante los plazos adecuados.
• Asegurarse de que esta información es recuperable de forma ágil ante una auditoría, una inspección o una reclamación individual.

Un sistema digitalizado facilita mucho esta tarea frente a modelos basados en papel o correos electrónicos dispersos.

Conclusión: ordenar hoy para evitar conflictos mañana

Vacaciones y permisos ya no son un mero "administrativo" de segundo orden: están en el centro de debates sobre conciliación, igualdad, teletrabajo y retribución de miles de empleados públicos.

Para un Ayuntamiento o una administración pública, organizar bien este ámbito significa:

• Prevenir conflictos con la plantilla y sus representantes.
• Reducir riesgos jurídicos y económicos ligados a reclamaciones y sentencias.
• Mejorar la planificación de los servicios y la percepción de transparencia.

Pasar de hojas sueltas y Excels a un sistema digital como Control Pública, que integra jornada, vacaciones, permisos y ausencias con trazabilidad y reportes claros, no es solo una cuestión de modernización tecnológica: es una forma de dar seguridad jurídica y orden al día a día de la organización.

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