Control Pública
Registro horario obligatorio en ayuntamientos: guía práctica para cumplir la normativa
En los últimos años el registro de la jornada laboral ha pasado de ser un tema secundario a convertirse en una prioridad para la Inspección de Trabajo. Desde 2019 existe la obligación general de registrar la jornada diaria de todos los trabajadores, recogida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores tras el Real Decreto-ley 8/2019.
Esta obligación alcanza también a las administraciones públicas y a los ayuntamientos, que deben poder acreditar las horas efectivamente trabajadas por su personal, con independencia de que sean funcionarios o laborales.
Este artículo resume, de forma práctica, qué exige la normativa, qué mira la Inspección y cómo puede organizarse un Ayuntamiento para cumplirla de forma sencilla.
¿De dónde viene la obligación de registrar la jornada?
El punto de partida es el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el Estatuto de los Trabajadores para obligar a todas las empresas a llevar un registro diario de jornada.
A partir de ahí, la Inspección de Trabajo publicó el Criterio Técnico 101/2019, donde aclara cómo debe ser ese registro:
- Debe recoger hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona.
- Tiene que ser objetivo, fiable y accesible (no vale algo que pueda modificarse sin control).
- Ha de conservarse durante cuatro años y estar disponible para la Inspección y los representantes de los trabajadores.
En el ámbito público, la Resolución de 28 de febrero de 2019 de la Secretaría de Estado de Función Pública recuerda que el control horario de los funcionarios es obligatorio, aunque no impone un sistema concreto (puede ser papel, fichaje electrónico, etc.), siempre que el método permita detectar incumplimientos.
Aunque esta resolución se refiere a la Administración General del Estado, se ha convertido en una referencia para comunidades autónomas y entidades locales.
¿Están los ayuntamientos obligados a llevar un control horario?
Sí. La doctrina y la práctica coinciden en que los ayuntamientos deben disponer de un sistema de control horario para todo su personal, tanto funcionario como laboral.
No es imprescindible que sea un sistema informático, pero sí:
- Que exista un método claro y estable de registro.
- Que permita conocer la jornada efectivamente realizada.
- Que sirva para justificar el cumplimiento de los horarios aprobados (acuerdos, RPT, convenios, etc.).
En la práctica, muchos consistorios han pasado de hojas de firmas y partes manuales a soluciones digitales específicas para administraciones públicas, precisamente para ganar seguridad jurídica y operativa.
¿Qué se juega un Ayuntamiento si no cumple?
La Inspección de Trabajo está intensificando sus actuaciones en materia de tiempo de trabajo y registro de jornada. En 2024, las multas por infracciones relacionadas con jornada y horas extra superaron los 20 millones de euros, de los cuales casi 3 millones correspondieron directamente a incumplimientos en el registro de jornada.
De acuerdo con la normativa sancionadora laboral, no disponer de un registro adecuado suele calificarse como infracción grave, con sanciones que pueden moverse, según los últimos baremos, entre unos 750 y 7.500 euros, y que la reciente reforma en trámite plantea elevar hasta 10.000 euros por trabajador en los casos más graves.
Además del aspecto económico, la falta de un registro fiable:
- Dificulta defenderse ante una reclamación de horas extra o de jornada excesiva.
- Complica responder a requerimientos de Tribunal de Cuentas, Intervención o Sindicatura de Cuentas sobre uso del tiempo de trabajo.
- Erosiona la percepción de transparencia ante plantilla y ciudadanía.
¿Qué debe incluir un buen sistema de registro horario en un Ayuntamiento?
Más allá de cumplir con la letra de la ley, un Ayuntamiento necesita que el sistema se adapte a su realidad diaria. Un sistema de registro horario adecuado debería permitir:
- Registrar entradas y salidas de todo el personal (funcionarios, laborales, brigadas, limpieza, policía local, cultura, etc.).
- Gestionar horarios diferentes: jornada partida, intensiva, turnos rotativos, guardias, nocturnidad, teletrabajo.
- Integrar vacaciones, permisos y ausencias, de forma que la jornada real y la prevista estén siempre alineadas.
- Registrar, cuando sea necesario, horas extra y su compensación o abono.
- Generar informes por persona, servicio o unidad para Secretaría, RRHH e Intervención.
- Mantener una trazabilidad clara de cualquier cambio o corrección en los fichajes.
Soluciones como Control Pública se diseñan precisamente con esa lógica: un entorno único donde conviven fichajes, calendarios, vacaciones y reportes de jornada del personal público.
Papel, Excel o solución digital: ¿qué prefiere la Inspección?
Legalmente, el registro de jornada puede estar en papel o en formato digital, siempre que sea fiable y accesible.
Sin embargo, la experiencia de las propias inspecciones muestra que:
- Los sistemas en papel o en Excels dispersos son más fáciles de manipular y más difíciles de conservar correctamente.
- Resulta complejo demostrar la integridad de los datos y responder con agilidad si se solicitan registros de hace dos o tres años.
- En caso de conflicto, la carga de la prueba recae en la administración empleadora; un registro débil complica su defensa.
Por eso, cada vez más administraciones optan por plataformas específicas, que:
- Sellan cada fichaje con fecha y hora.
- Pueden incorporar geolocalización para personal en la calle.
- Guardan automáticamente los registros durante años.
- Generan informes estándar en uno o dos clics.
Conclusión: del trámite a la oportunidad de orden
El registro horario en ayuntamientos no es opcional: es una obligación legal y un foco creciente de atención por parte de la Inspección de Trabajo, con un volumen de sanciones en materia de jornada y horas extra que no deja de aumentar.
Pero más allá del riesgo sancionador, un buen sistema de registro puede convertirse en:
- Una herramienta de organización interna (saber quién está dónde y cuándo).
- Un apoyo en la planificación de servicios municipales.
- Un elemento de transparencia frente a plantilla, sindicatos y ciudadanía.
La clave está en pasar de soluciones improvisadas (papel, Excels, fichajes parciales) a un modelo estructurado, digital y pensado para la realidad del sector público. Esa es precisamente la filosofía con la que nace Control Pública: facilitar a los ayuntamientos la tranquilidad de tenerlo todo registrado, ordenado y listo para cuando haga falta demostrarlo.